Administrative Prozesse – warum Sie sie digitalisieren sollten

Hinterfragen Sie Ihre administrativen Prozesse? Wie sich zeigt, gibt es in vielen Unternehmen viel Potential für schnellere, einfachere, kostengünstigere Workflows. Die Lösung liegt in den Bereichen Digitalisierung und Enterprise Content Management.

Jedes Unternehmen hat seine Prozesse, die täglich im Rahmen der Geschäftstätigkeit ablaufen. In vielen Fällen muss dabei Information von A nach B gelangen. Wenn etwa ein Produkt verkauft wird, sind etliche Informationen in Form von Dokumenten involviert. Diese müssen erstellt, geprüft, weitergegeben und abgelegt werden – von der Anfrage über das Angebot und Rückfragen über die Bestellung bis hin zur Rechnung. Diese Dokumente sind in verschiedenen Formen an verschiedenen Orten gespeichert.  

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Es sind elektronische Word-, Excel- und PDF-Dateien darunter, die auf Rechnern, Servern oder in bestimmten Programmen gespeichert sind, und Papierdokumente, die in Ordnern oder Schubladen aufbewahrt werden. Obendrein hat jeder Mitarbeitende seine eigenen Vorgehensweisen bei der Weitergabe und Aufbewahrung. Dokumente werden in endlosen E-Mail-Ketten herumgeschickt und immer wieder neu erstellt. Physische sowie elektronische Aufbewahrungs- und Speicherorte quellen über und müssen erweitert oder ersetzt werden.  

Viel Luft nach oben  

So funktionieren die meisten Workflows bei den meisten Unternehmen, und es funktioniert auch im Grossen und Ganzen. Doch den meisten ist nicht bewusst, wie viel Verbesserungspotential solche Prozesse haben. Dokumente in verschiedensten materiellen und immateriellen Formen an verschiedensten Orten auf verschiedene Arten zu erstellen, zu verbreiten und abzulegen, erhöht den Aufwand für die Firma enorm. Die Unübersichtlichkeit und folglich der zeitliche Aufwand für unproduktive Arbeiten, vor allem die Suche nach Dokumenten, steigt in der Folge massiv. Und daran hängt ein enormer Rattenschwanz: auf diese Weise verlorene Zeit geht auf die Nerven und ins Geld. So eine Arbeitsweise ist unflexibel, langsam, kompliziert, unproduktiv, ineffizient und auf Dauer teuer. Doch es geht auch anders.  

Mit der Digitalisierung kommt die Chance für Unternehmen, flexiblere, schnellere, einfachere, produktivere, effizientere und kostengünstigere Prozesse zu etablieren. Das Wundermittel dabei heisst Enterprise Content Management (ECM). ECM beinhaltet Erfassung, Management und elektronische Speicherung und Archivierung sowie Verteilung von geschäftsprozessrelevanten Inhalten. Es geht darum, dass alle Dokumente eines Unternehmens zentral gespeichert werden, sodass sie revisionssicher abgelegt und kinderleicht zu finden und zu verteilen sind.  

Alles besser dank ECM  

Verschiedenste Mitarbeitende können dank Enterprise Content Management mit verschiedensten Geräten von jeglichen Orten aus auf die Unternehmens-Dokumente zugreifen. Das bedeutet: Schluss mit endloser Dokumentensuche, Schluss mit endlosen E-Mail-Ketten zum Datenaustausch, Schluss mit der ständig neuen Erstellung von Standarddokumenten und vieles mehr. Alte und neue Dokumente sind für alle sofort verfügbar und das Archiv lässt sich detailliert durchsuchen, was eine gewaltige Zeitersparnis in sämtlichen dokumentbezogenen Prozessen mit sich bringt. Alle Berechtigten können Dokumente von überall aus bearbeiten und freigeben und haben mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, was sich positiv auf den Umsatz auswirkt.  

Die Zeit der unübersichtlichen Workflows geht zu Ende, denn die Digitalisierung hat uns die Möglichkeit gebracht, Daten auf eine ganz neue, optimierte Art zu verwalten. Daten und Dokumente sind das Blut in den Adern der Unternehmen, und dank Enterprise Content Management entsteht ein vereinfachter, schnellerer Kreislauf, der administrative Prozesse signifikant erleichtert und damit die gesamte Unternehmenstätigkeit verbessert und das Unternehmen letztlich als Ganzes auf vielfältige Weise weiterbringt. Es gibt wohl kaum eine Firma, die von ECM nicht profitieren würde. Wie sieht es mit Ihrer Firma aus?

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