Change Management - So führen Sie ECM erfolgreich ein

Veränderungen gehören zum Leben dazu, auch wenn sie uns anfänglich nicht immer gefallen. Im Arbeitsalltag stösst man dabei gerne mal auf hartnäckigen Widerstand. Ein gutes Change Management ermöglicht es Ihnen, ein anpassungsfähiges ECM-System nahezu reibungslos in Ihrem Unternehmen zu integrieren. 

Das Enterprise Content Management, kurz ECM, setzt langwierigen zähen Arbeitsprozessen ein Ende und sorgt für mehr Effizienz. Es ersetzt dabei den aus allen Nähten platzenden Aktenschrank durch ein zentrales digitales Archiv und sorgt nicht nur für mehr Platz, sondern auch für schnellere, wirksamere und automatisierte Prozesse und eine Kostenreduktion. Dies haben viele Unternehmen bereits erkannt und sind auf ein ECM-System umgestiegen (Link auf anderen Blog-Beitrag). Doch bevor auch Sie den Sprung vom analogen ins digitale Zeitalter des Dokumentenmanagements wagen, sollten Sie einen Moment innehalten. Denn die Umsetzung von grossen Veränderungen – und eine solche ist dieser Umstieg – stellt immer eine Herausforderung dar. 

So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM) – jetzt Checkliste herunterladen

ECM-Systeme sind anpassungsfähig 

Passt ein Enterprise-Content-Management-System überhaupt in Ihre bestehende IT-Infrastruktur? Ganz bestimmt! Denn das ECM ist ein offenes System, das sich seiner Umgebung vollständig anpasst. Mehr noch: Sie lassen sich bis ins kleinste Detail adaptieren und passen sich somit individuell ihrer bestehenden IT-Infrastruktur an. Ein ECM-System passt also in Ihr Unternehmen wie die sprichwörtliche Faust aufs Auge. Über die Kompatibilität brauchen Sie sich demnach keine Sorgen zu machen. 

Sie sollten sich allerdings Gedanken machen, wie eine Implementierung eines ECM-System bei den Mitarbeitenden ankommt. Denn Veränderungen sind nie leicht und laufen in der Regel stets gleich ab. Anfänglich stösst man dabei immer auf Widerstand. Um diese Herausforderung problemlos zu meistern und erfolgreich durch das Tal der Tränen zu kommen, sollten Sie entsprechende Vorkehrungen treffen. 

Binden Sie die Mitarbeitenden aktiv ein 

Veränderungen sind wichtig in einem Unternehmen - nicht umsonst heisst es im Volksmund bekanntlich: wer rastet, der rostet. Doch wir Menschen stehen solchen Veränderungen stets skeptisch gegenüber. Wir haben unsere Routinen und wenn jemand oder etwas diese zu durchdringen versucht, reagieren wir prompt mit Ablehnung. Dies sollten Sie sich bewusst sein, wenn Sie ein ECM-System einführen möchten. Denn dieses Wissen hilft Ihnen, mehr Akzeptanz für Ihre Entscheidung zu gewinnen.  

Ein wissenschaftlicher Ansatz geht von acht zentralen Einstellungen aus, die eine Person durchmacht, während einer Veränderung: Verweigerung, Angst, Widerstand, Wut, Depression, Exploration, Akzeptanz und Commitment. Diese acht Schritte sind unumgänglich - mit einem guten Change Management schaffen Sie es allerdings, die Wanderung durch dieses Tal der Tränen möglichst kurz zu halten und gelangen schneller zur Stufe des Commitment.  

Das Wichtigste ist, Ihre Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess einzubinden. In einem ersten Schritt sollten sie selbst zur Ansicht gelangen, dass das aktuelle Datenmanagement an ihrem Arbeitsort ungenügend ist. Gelingt es Ihnen, die Belegschaft von diesem Standpunkt zu überzeugen, ist dies schon die halbe Miete. Ihre Mitarbeitenden sind nun ebenfalls zur Einsicht gekommen, dass eine Veränderung nötig ist. Zeit für den zweiten Schritt: Führen Sie das neue ECM-System ein. Die Mitarbeitenden kommen zu ersten Berührungspunkten mit dem neuen System und noch nicht alles wird reibungslos funktionieren. Deshalb ist es wichtig, genau hinzuhören - was funktioniert bereits gut, wo gibt es allenfalls noch Verbesserungspotential. So geben Sie jedem das Gefühl, gehört zu werden und aktiv im Veränderungsprozess mitzuwirken.  

In einem letzten Schritt gilt es, das gesammelte Feedback zu verarbeiten und in die endgültige Version des neuen Datenmanagementsystems einfliessen zu lassen. Denn wie Sie bereits wissen, ist ein ECM-System auf jedes Unternehmen individuell anpassbar.  

Fazit 

Der Umstieg auf ein Enterprise-Content-Management-System stellt eine grosse aber lohnenswerte Veränderung für das komplette Unternehmen dar. ECM-Systeme passen sich der vorhandenen IT-Infrastruktur perfekt an. Bei der Einführung sollten Sie speziellen Wert darauf legen, die Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess einzubinden und ihr Feedback regelmässig abzuholen und einzubauen. Dann steht einer papierlosen und effizienteren Zukunft nichts mehr im Weg.

Teilen Sie diesen Beitrag auf Social Media

Checkliste

In unserer Chekliste "So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM)" finden Sie das richtige System, um Ihre Daten-Management-Prozesse zu optimieren.