Dokumente schneller finden – so geht's

Dokumente suchen ist verschwendete Zeit. Wenn Sie wissen, wie, können Sie diese Zeit stark reduzieren. Wir geben Ihnen ein paar praktische Tipps mit, damit Sie schneller arbeiten können.

In kaum einem Beruf kommt man heutzutage noch um die Arbeit mit Dateien und Dokumenten am Computer herum. Und da man nicht nur mit einer Handvoll Daten auf dem Desktop arbeitet, muss man häufig nach Dateien suchen. Darin steckt haufenweise Frustpotential, denn oft sind die Dateien an schwer zu identifizierenden, unübersichtlichen Orten mit unpraktischen Namen abgelegt. Nicht viele wissen, was man so alles tun kann, damit dieses Frustpotential abnimmt. Deswegen bewaffnen wir Sie in diesem Blogeintrag mit entsprechendem Wissen.  

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Schneller suchen 

Alles beginnt damit, dass Sie Ihre Suchen beschleunigen. In Windows 10 können Sie am schnellsten mit der Suche nach Dateien beginnen, indem Sie einfach die Windows-Taste links unten auf Ihrer Tastatur drücken und drauflostippen. Windows sucht dann im Startfenster an allen indexierten Orten nach Dateien und Programmen mit passenden Namen.  

Wenn Sie präziser suchen wollen, müssen Sie den Explorer öffnen. Wenn Sie hier direkt mit dem Tippen anfangen, markiert der Explorer Ordner oder Dateien, die mit den Buchstaben beginnen, die Sie eingeben. Sie können aber bei jedem Öffnen auch automatisch eine Suche in allen Bereichen starten, wenn Sie den Explorer entsprechend einstellen. Dazu müssen Sie nur oben links auf "Datei" und dann auf "Ordner- und Suchoptionen" klicken. Im Reiter "Ansicht" können Sie dann die Option "Automatisch in Suchfeld eingeben" aktivieren.  

Übersichtliche Ordnerstrukturen 

Wer Dateien schnell finden möchte, braucht eine gute Ordnerstruktur. Sie sollten nicht zu viele Ordner haben, da dann die Übersichtlichkeit verloren geht, und auch nicht zu wenige, das Sie sonst pro Ordner zu viele Dateien durchforsten müssen. Wenn Sie sich an die Gestaltung einer Ordnerstruktur machen, sollten Sie damit anfangen, sich Ihre Arbeitsweise zu verdeutlichen. Ist Ihre Arbeit stark zeitlich strukturiert? Dann könnte es eine Überlegung wert sein, Ordner für Zeitspannen zu erstellen. Arbeiten Sie meist an Projekten? Dann wären Projektordner wohl eine gute Idee. Auch Ordner nach Kunden sind meist lohnenswert.  

Denken Sie beim Erstellen von Ordnern und Ordnerstrukturen auch an Ihre Kolleginnen und Kollegen. Verwenden Sie keine überspezifischen Bezeichnungen und Hierarchien, die für Sie Sinn ergeben, für andere aber schwer zu entschlüsseln sind. Das erleichtert die Arbeit für alle. Es ist zudem wichtig, dass Sie dafür sorgen, dass Ihre Ordner einzigartig sind. Mehrere Orte mit den selben Dateien stiften Verwirrung, kosten unnötigen Speicherplatz und können Probleme verursachen, wenn plötzlich verschiedene Versionen der selben Datei umhergeistern.  

Speedup Deluxe: Eine Generalüberholung mit ECM 

Anhand der obigen Tipps können Sie Ihre tägliche Arbeit hinsichtlich Dokumentensuche etwas schneller gestalten. Wenn Sie aber so richtig auf's Gaspedal treten möchten, brauchen Sie eine Generalüberholung. Hier kommt das Enterprise Content Management (ECM) ins Spiel. Mit einem ECM-System können Sie die Anzahl Ihrer Speicherorte drastisch reduzieren und eine gemeinsame Plattform für Ihr gesamtes Unternehmen einrichten. Da dort nur noch eine Version jeder Datei benötigt wird, gibt es keinen Ärger mit unterschiedlichen Versionen mehr, und die umfassenden Suchfunktionen garantieren schnelles und präzises Finden jeglicher Dokumente. Wenn Sie von all dem profitieren möchten, empfehlen wir Ihnen, sich näher mit Enterprise Content Management auseinanderzusetzen – es lohnt sich!

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Checkliste

In unserer Chekliste "So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM)" finden Sie das richtige System, um Ihre Daten-Management-Prozesse zu optimieren.