Ein ECM-System steigert die Prozessgeschwindig-keit signifikant

In einer Unternehmung gehen durchschnittlich 20 – 30 % der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten verloren. Zeit dies zu ändern! Ein Enterprise-Content-Management-System übernimmt diese Aufgabe und beschleunigt die Prozesse.

Jeden Tag entstehen in einem Unternehmen unzählige neue Dokumente – sowohl in elektronischer wie auch physischer Form. Mit jedem dieser Dokumente sind gleichzeitig zahlreiche Prozesse verbunden: schreiben, überprüfen, ablegen und vor allem suchen. Denn oft scheinen die zuvor erstellten Dateien unauffindbar zu sein. Auch weil sie jeder an einem anderen Ort ablegt: die Offerte wurde in digitaler Form auf dem lokalen Rechner gespeichert, die Auftragsbestätigung auf dem firmeneigenen Server hinterlegt und die daraus resultierende Rechnung liegt ausgedruckt im Aktenschrank. Hier das passende Dokument bei einer Kundenanfrage wiederzufinden, gleicht der oft zitierten Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Entsprechend langwierig, zäh und sowohl unattraktiv für den Kunden wie auch die Mitarbeitenden ist dieser Arbeitsprozess. 

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Aber nicht nur bei Kundenanfragen ist ein Unternehmen durch eine unorganisierte Dokumentenflut oftmals träge. Auch ganz alltägliche Arbeitsprozesse geraten durch das Papierchaos ins Stocken. Ausgedruckte Formulare liegen oftmals tagelang auf dem Schreibtisch einer Person, obwohl ein anderer Mitarbeiter eben dieses Formular bräuchte, um weiterarbeiten zu können. Darunter leidet die Effektivität und auf Dauer geht das auch gehörig ins Geld. 

ECM fördert die Kundenbeziehung 

Ein Enterprise-Content-Management-System setzt genau da an und sorgt für eine Beschleunigung dieser Abläufe. Dies indem es alle Dokumente – egal ob bereits elektronisch erstellt oder von Papier gescannt – in einem zentralen Archiv speichert. Es ermöglicht damit auch allen berechtigten Mitarbeitenden einen direkten und schnellen Zugriff auf alle Dateien. So ist der Kundendienstmitarbeitende mittels Textsuche in der Lage, sekundenschnell auf die benötigten Dokumente zuzugreifen und Auskunft zu geben. Ein ECM-System beschleunigt deshalb nicht nur die Arbeitsprozesse, sondern sorgt auch gleich für eine bessere Kundenbeziehung.  

Doch wie gelangen die Dokumente überhaupt in das Archiv? Je nach Typ geschieht dies gänzlich oder teilweise automatisiert. Physisch bestehende Dokumente aus Papier können ganz einfach eingescannt und benannt werden. Einige Begriffe und Schlagworte, wie beispielsweise «Rechnung», erkennt das System dabei selbstständig und ordnet es gleich entsprechend zu. Diese Schlagwörter ermöglichen es, dass die Dokumente später ganz schnell und simpel wiedergefunden werden. Bereits bestehende elektronische Dateien können dem Archiv direkt per Drag & Dro& hinzugefügt werden. 

Schnellere Prozesse dank zentralem Archiv

Dank einem ECM-System werden Dokumente aber nicht bloss schneller gefunden und Kundenanfragen flink bearbeitet. Auch interne Workflows werden optimiert. So profitieren beispielsweise die Recruiter von einem gänzlich papierlosen Bewerbungsprozess und können diesen ohne grosse Umschweife abwickeln. Aber ein Enterprise Content Management bietet noch einen weiteren Pluspunkt.  

Denn ein zentrales Archiv ermöglicht es, dass alle Dokumente zu jeder Zeit und ortsunabhängig für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich sind. So kommt es in Unternehmen ohne ein ECM-System häufig vor, dass ein Dokument tagelang auf dem Schreibtisch eines Mitarbeitenden liegt, der gar nicht dafür zuständig ist. Nach zwei Tagen landet das Papier dann endlich beim dafür zuständigen Kollegen. Ein ECM-System sorgt dafür, dass dies nicht mehr vorkommt. Es ermöglicht es, Dokumente digital weiterzugeben. Zusätzlich sind alle Dokumente zentral im Archiv abgespeichert. Dies hat gleich mehrere Vorteile. Die Mitarbeitenden sind einerseits nicht mehr physisch auf das Dokument angewiesen und können ortsunabhängig daran arbeiten und andererseits können dadurch auch mehrere Personen zeitgleich mit diesem Dokument arbeiten. 

Zeitgewinn und Kostenreduktion 

Unternehmen mit einem Enterprise-Content-Management-System profitieren also gleich von mehreren Vorzügen: schnellere Prozesse sorgen für einen optimierten internen Workflow, und ein sauber organisiertes Archiv gewährleistet das Wiederfinden von Dokumenten. Dadurch, dass die Dateien zentral abgelegt sind, müssen einfache Standardformulare und Vorlagen auch nicht mehr ständig neu erstellt werden. All dies trägt zu einer effizienteren Arbeitsweise bei und spart letztendlich viel Zeit und Geld.

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Checkliste

In unserer Chekliste "So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM)" finden Sie das richtige System, um Ihre Daten-Management-Prozesse zu optimieren.