ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Enterprise Content Management aufbauen – Herausforderungen und Lösungen

Digitalisierung bietet ungeahnte Chancen für Unternehmen, wie das Enterprise Content Management. Wie so ziemlich alles, das sich zu haben lohnt, bringt das auch Herausforderungen mit sich. Wir bereiten Sie darauf vor und zeigen Ihnen, wie Sie die Probleme erfolgreich lösen können. 

Unternehmen werden zunehmend digital. Wer sich mit der Digitalisierung beschäftigt, für den sollten die Vorteile auf der Hand liegen: Prozesse werden schneller, einfacher, produktiver, effizienter, kostengünstiger. Besonders Enterprise Content Management kann in dieser Hinsicht enorm viel leisten. Auf dem Weg zur zukunftstauglichen Firma kann selbstverständlich die eine oder andere Hürde auftauchen. Dabei handelt es sich aber um nichts, was unüberwindbar wäre. Wenn Sie diesen Text gelesen haben, haben Sie die Hürden schon zur Hälfte übersprungen.  

Fear of change – "Besser" heisst "anders"! 

Eine erste Hürde kann darin bestehen, dass Ihren Mitarbeitenden die Digitalisierung in Form eines ECM-Systems oder ähnlichem nicht geheuer ist. Viele Menschen beäugen Veränderungen zuerst einmal kritisch, wenn doch die altbewährten Vorgehensweisen so vertraut sind und immer irgendwie funktioniert haben. Deswegen ist es wichtig, dass Sie den Übergang sehr sorgfältig in Schritten gestalten.

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Es ist klar ersichtlich, dass die aktuellen Veränderungen positiv für Firmen sind und Unternehmen zu höheren Leistungen verhelfen. Und das bedeutet, dass der Markt für diejenigen, die nicht mitziehen, zu einem sehr unwirtlichen Ort wird. Wenn es etwas gibt, dem Ihre Mitarbeitenden skeptisch und mit Verunsicherung gegenüberstehen sollten, dann ist es der Stillstand. Zahllose grosse Veränderungen, die die Welt verändert haben, wurden anfangs sehr kritisch beäugt. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass die neuen Systeme ungemein hilfreich und leicht zu verstehen und zu bedienen sind.

Enterprise Content Management integrieren  

Ein ECM-System ersetzt und/oder ergänzt die vorhandene Infrastruktur eines Unternehmens. Je nach Infrastruktur kann das ein mehr oder weniger aufwändiges Vorhaben sein. Doch ECM-Systeme sind mittlerweile schon sehr fortgeschritten und lassen sich individuell an so ziemlich jedes Unternehmen und die dortigen Gegebenheiten anpassen.  

Sie haben etwa die Wahl zwischen einer sogenannten On-Premises- und einer Cloud-Lösung. So können Sie das Zentrum Ihres ECM-Systems entweder vor Ort in Ihrer Firma einrichten, wenn Sie gleich voll durchstarten wollen, oder es extern aufbauen, was mit einer überschaubareren Investition einhergeht. Diese Lösungen bieten sehr unterschiedlichen Umfang, was etwa Analyse & Design, Implementierung, Serverinfrastruktur und Lizenzierung betrifft. So können Sie Ihr System optimal an die Bedürfnisse Ihrer Firma anpassen und skalieren.  

Papierdokumente digitalisieren 

Eine Umfrage von AIIM Market Intelligence von 2016 zeigte, dass 52 % der befragten Firmen einen gleichbleibenden oder gar steigenden Papierbedarf in ihren Unternehmensabläufen feststellen. Deswegen drängt sich bei der Vorstellung eines komplett digitalisierten Dokumentenmanagements die Frage auf, wie denn vorhandene und neu eintreffende Papierdokumente in dieses System integriert werden sollen. Die Antwort ist erstaunlich einfach: Moderne ECM-Systeme können Papierdokumente problemlos einscannen und digitalisieren. Sie erkennen den Text auf den Dokumenten und helfen Ihnen so dabei, Schlagworte und Tags für sie festzulegen, anhand derer sie sie archivieren und jederzeit leicht wiederfinden können.  

ECM und Sicherheit  

Wenn alle Ihre Dokumente am selben Ort versammelt und für alle Mitarbeitenden von überall aus zugänglich sind, dann fragen Sie sich vielleicht, ob Sie sich betreffend Sicherheit besonders Gedanken machen müssen. Ein ECM-System verlangt allerdings keine grösseren Sicherheitsvorkehrungen als Ihre bisherige IT-Infrastruktur. All Ihre Dokumente mögen sich am selben Ort befinden, aber das heisst auch: Wenn Sie diesen einen Ort sorgfältig absichern und die Zugriffsberechtigungen gewissenhaft regeln, dann haben Sie betreffend Sicherheit sehr gute Karten.  

Wenn Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, dann lassen Sie sich von einem IT-Sicherheitsexperten beraten. Konzentrieren Sie sich auf die Sicherheit des zentralen Speicherortes, regeln Sie die Zugriffsberechtigungen mit Bedacht, und Sie können ruhig schlafen, was Ihre Unternehmensdaten angeht. Und bedenken Sie auch: Gefahren wie Feuer- oder Wasserschäden brauchen Sie ab jetzt gar nicht mehr zu fürchten.  

Alles im Griff!  

Wie Sie sehen, sind die Herausforderungen bei der Digitalisierung bzw. bei einem Aufbau eines Enterprise Content Management-Systems im Speziellen überschaubar und ohne grossen Aufwand in den Griff zu bekommen, wenn Sie das Ganze gewissenhaft angehen. Anbieter wie Ricoh stehen Ihnen bei diesem Prozess sehr gerne mit Rat und Tat zur Seite und helfen Ihnen, Ihre Prozesse bis zum Maximum zu optimieren, ohne dabei ins Schleudern zu geraten. Eine solche Digitalisierung ist kein sehr grosser Schritt, was den Aufwand anbelangt, aber ein riesiger Satz vorwärts, was die Flexibilität, Geschwindigkeit, Einfachheit, Produktivität, Effizienz und Ökonomie Ihrer Prozesse betrifft. Wagen Sie also den Schritt und staunen Sie über die Vorteile, die sich Ihnen eröffnen!


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