ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

So viel Arbeitszeit geht bei der Suche nach Dokumenten verloren

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, nach Dokumenten zu suchen? Wie Studien zeigen, verschwenden wir erschreckend viel Arbeitszeit damit. Dank Enterprise Content Management ändert sich das.

Eine Studie von McKinsey fand 2015 heraus, dass Angestellte im Durchschnitt rund 20 % ihrer Arbeitszeit damit verschwenden, nach Informationen bzw. Dokumenten zu suchen. Ein Fünftel der wertvollen Zeit wird also für eine unproduktive Tätigkeit verwendet, die nie und nimmer so lange dauern sollte. Und das muss sie auch nicht. Wenn Sie mit einem Enterprise Content Management arbeiten, können Sie Ihre Schnelligkeit signifikant steigern und Ihre Arbeitszeit so effizient nutzen wie nur möglich. Das erhöht sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit. In diesem Text erfahren Sie, wie es geht.

So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM) – jetzt Checkliste herunterladen

Ein Ort statt viele 

Warum müssen wir in unseren Firmen Dokumente lange suchen? Ein Grund dafür liegt darin, dass wir etliche unterschiedliche Speicherorte verwenden. In vielen Unternehmen ist es so, dass jeder Mitarbeitende seine eigenen favorisierten Computer, Server, Ordner, Programme usw. hat, auf/in denen er Dokumente ablegt. Ist ein Mitarbeitender einmal krank oder ausser Haus, stehen oft ganze Prozesse still, weil nur er weiss, wo sich bestimmte Dokumente befinden, oder weil nur er Zugriff auf bestimmte Dokumente hat. Wenn wir dagegen mit Enterprise Content Management arbeiten, können die berechtigten Mitarbeitenden alle nötigen Dokumente schnell und einfach finden, weil sie genau wissen, wo die Dokumente liegen: im gemeinsamen zentralen Datenpool des ECM-Systems. Es ist nicht länger nötig, möglicherweise abwesende oder unsystematisch arbeitende Mitarbeitende zu befragen und einen Speicherort nach dem anderen zu durchforsten und dabei immer wieder an fehlendem Zugriff zu scheitern. 

Eine Version statt Kopie um Kopie 

Bei der Dokumentensuche geht es ja häufig nicht nur darum, ein bestimmtes Dokument zu finden, sondern die richtige Version eines Dokuments. Dokumente werden umhergeschickt und dabei immer wieder umbenannt, der Name wird von Version zu Version ergänzt. So existieren mit der Zeit etliche Kopien einer Datei in unterschiedlichen Stadien mit unterschiedlichen Bezeichnungen – das Chaos ist vorprogrammiert. Wenn Sie aber mit Enterprise Content Management arbeiten, haben Sie eine einzelne, für alle zugängliche Dateienplattform, auf der eine einzelne Version der Dateien gespeichert ist. Ihre Mitarbeitenden können mit der Datei arbeiten, und wenn sie fertig sind, können sofort alle auf die neue Version der Datei zugreifen – kein Herumschicken mehr, kein Kopien-Wildwuchs mehr.

Leichte Suche statt zielloses Trial & Error

Ein weiterer Grund dafür, dass die Dokumentensuche bei vielen Unternehmen so viel Zeit in Anspruch nimmt, ist der, dass die Benennung und Indexierung von Dokumenten in vielen Unternehmen mehr oder weniger chaotisch bzw. nachlässig ist. Die häufigsten Dateinamen bei vielen Firmen sind Allgemeinplätze im Stil von "Dokument 1". Dadurch haben Unternehmen nicht nur viele verschiedene Ablageorte, sondern diese Archive sind auch noch sehr schwer durchsuchbar, da auf gut Glück irgendwelche Begriffe eingetippt werden müssen und die Dokumente kaum mit relevanten Bezeichnungen und Tags versehen sind.  

Wenn Sie ein gutes Enterprise Content Management-System verwenden, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente ausgiebig und sinnvoll zu verschlagworten. Anhand vieler relevanter Stichwörter (Tags) können Sie dafür sorgen, dass Ihre Dokumente im System auf verschiedene Weise auffindbar sind. So ist die Chance sehr hoch, dass Ihre Mitarbeitenden schnell und präzise finden, was sie brauchen. Heutige ECM-Lösungen bieten sogar die Möglichkeit einer Volltextsuche, die es ermöglicht, Dokumente anhand sämtlicher ihrer Inhalte zu finden, wodurch die Suche enorm erleichtert wird. Dank der Volltextsuche müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden nicht den genauen Dateinamen kennen und haben viele verschiedene Möglichkeiten, die benötigten Dokumente zu finden. So sparen Sie Zeit und Nerven.

Fazit

Die grössten Zeitfresser bei der Suche nach Informationen in Unternehmen sind viele verschiedene Speicherorte, Kopien-Wildwuchs und nachlässige Verschlagwortung. Wenn Sie ein Enterprise Content Management-System implementieren, schlagen Sie hier drei Fliegen mit einer Klappe und ebnen Ihrer Firma den Weg zu stark beschleunigten Prozessen und einem neuen Level der Effizienz. Hohe Geschwindigkeit ist an allen Fronten von Vorteil, nicht zuletzt beim Service. Deswegen ist eine Erhöhung von Geschwindigkeit und Effizienz für jedes ambitionierte Unternehmen von Interesse. Wenn auch Sie interessiert sind, dann laden wir Sie ein, sich ausgiebiger mit Enteprise Content Management und Document Management Systems zu beschäftigen. 

Teilen Sie diesen Beitrag auf Social Media

Share on LinkedIn

Checkliste

In unserer Chekliste "So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM)" finden Sie das richtige System, um Ihre Daten-Management-Prozesse zu optimieren.

Download