Vorteile eines umfassenden Ansatzes
Wallisellen, 29. August 2022 – Sie möchten die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben? Dann müssen Sie sich mit den beiden Bezeichnungen Document Management System (DMS) und Enterprise Content Management System (ECM) auseinandersetzen. Hierbei kann es zur Verwirrung kommen, weil diese Begriffe häufig synonym verwendet werden. Der Branchenverband AIIM (The Association for Intelligent Information Management), Wirtschaftslexika und andere seriöse Quellen weisen aber auf einen relevanten Unterschied hin:
Die synonyme Verwendung lässt sich mit zahlreichen Überschneidungen bei den entsprechenden Softwarelösungen erklären. Viele Anbieter von Document Management Systemen ermöglichen Anwendungen wie den Workflow und das Input- sowie Output-Management. Laut Definition gehören diese Extras nicht in den Bereich Document Management, sondern zählen zum Enterprise Content Management. In der Konsequenz handelt es sich bei diesen Softwarepaketen um ECM Systeme, auch wenn Unternehmen sie mit dem bekannteren Begriff DMS bewerben.
Das Document Management stellt im Rahmen der Digitalisierung eine bedeutende Komponente dar. Rechnungen, Personalakten und Co.: Mit einer Document Management-Software können Sie alle relevanten Dokumente effizient verwalten und rechtssicher archivieren. Moderne Programme erlauben Ihnen, gezielt Zugriffsberechtigungen zu erteilen und die Dokumente ausschliesslich einem klar begrenzten Kreis an Befugten zur Verfügung zu stellen. Das garantiert bei allen wichtigen Dokumenten mit sensiblen Inhalten maximalen Datenschutz und Datensicherheit.
Die elektronische Verwaltung und Speicherung von Dokumenten ist aber nur ein Schritt innerhalb des Digitalisierungsprozesses. Bestenfalls digitalisieren Sie sämtliche Unternehmensinformationen. Dieser Ansatz umfasst alle firmeninternen Daten, die Sie zur Unterstützung Ihrer Betriebsprozesse benötigen. ECM geht weit über ein DMS hinaus - das macht das "C" in ECM deutlich. Die englische Bezeichnung Content bedeutet im Deutschen "Inhalte". Hierbei kann es sich um Dokumente wie Abrechnungen und Listen handeln, aber auch um vielfältige andere Daten.
Mit digitalisierten Daten und Dokumenten erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag. Sie sparen in Ihrer Firma Ressourcen und der Personalaufwand sinkt. Das führt zu dauerhaften Einsparungen, weshalb die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe steigt. Ebenfalls können Sie Ihre Belegschaft mit einer ECM Lösung sinnvoller einsetzen. Je nach Unternehmenssituation können Sie perspektivisch auch Personal abbauen. In beiden Fällen steigern Sie Ihre Produktivität!
Mit Hilfe einer zentralen digitalen Speicherung haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ortunabhängig Zugriff auf Informationen und Daten.
Eine Umstellung auf ECM und DMS erweist sich aus weiteren Gründen als vorteilhaft. Sie können zum Beispiel schneller auf Kundenanfragen reagieren. Die zentrale digitale Speicherung ermöglicht den unmittelbaren Zugriff auf wichtige Informationen - bei einer Cloud-Lösung greifen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzlich vom Homeoffice oder mobil auf die Daten zu. Das umständliche Hantieren mit Aktenordnern und der aufwendige Gang in das Archiv gehören der Vergangenheit an. Die Digitalisierung aller Daten und Dokumente reduziert darüber hinaus die Fehlerquote. DMS und ECM-Software beeindrucken mit einer weitgehenden Automatisierung, die individuelle Fehler verhindert. Auch dieser Pluspunkt spricht dafür, dass Sie Ihre Betriebsabläufe digitalisieren und ein umfangreiches ECM System verwenden.
Viele Unternehmer scheuen den Aufwand, der mit einer konsequenten Digitalisierung einhergeht. Eine Umstellung auf ein Enterprise Content Management System inklusive DMS stellt tatsächlich eine beträchtliche Herausforderung dar - doch dieser Schritt zahlt sich aus! Sie machen Ihr Unternehmen fit für die Zukunft und profitieren dauerhaft von einer digitalen Dividende. Die Einsparungen übertreffen die Investitionskosten deutlich!
Wichtig ist, dass Sie Ihren Digitalisierungsprozess detailliert vorbereiten und alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen. Denken Sie auch an die Organisation von erforderlichen Weiterbildungen. Insbesondere bei kleineren und mittleren Unternehmen empfiehlt sich externe Unterstützung. Die Implementierung von massgeschneiderten ECM Systemen ist komplex. Zusätzlich sind Expertise und Erfahrung unverzichtbar.
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