Was ist beim Outsourcing von ECM besonders zu beachten?

Die Verwaltung von Dokumenten auszulagern, bringt viele Vorteile. Doch erst einmal muss das Outsourcing organisiert werden. Mit unseren Tipps gestalten Sie das spielend erfolgreich.

Das Outsourcing von Enterprise Content Management ist eine Lösung mit allerlei Vorteilen. Man gewinnt moderne Technologien, wertvolles Fachwissen und zukunftsweisende Methoden, was im Zusammenspiel eine neue Qualität von Services und Lösungen ermöglicht, die bei der Erneuerung von Geschäftsprozessen und dem Erreichen besserer Ergebnisse hilft. Verwaltungskosten werden dadurch nicht erwartungsgemäss höher, sondern geringer, und Führungskräfte und ihre Belegschaft haben sogar mehr Zeit für das Kerngeschäft. All diese Vorteile sind schön und gut – doch zuerst einmal muss das Outsourcing praktisch auf die Beine gestellt werden. Was sollte man beim Outsourcing von Enterprise Content Management besonders beachten? 

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Mit Fragen Orientierung finden 

• Wenn es darum geht, wie Sie Ihr ECM-Outsourcing gestalten sollten, ist es wichtig, dass Sie sich zu Beginn folgende Fragen stellen:
• Welches Dateivolumen haben Sie aktuell, und wie sehr schwankt dieses? Ist Wachstum zu erwarten oder wird das Volumen eher gleich bleiben? 
• Wie sieht es mit Ihren Prozessen aus – wie viele gibt es, wie komplex sind sie? Könnte die Anzahl in Zukunft zu- oder abnehmen? 
• Wenn neue Prozesse hinzukommen, wie wird sich das auf Ihre übrigen Prozesse und Ihr Dokumentenmanagement auswirken?  
• Verändern sich Ihre Prozesse? Wenn ja, wie häufig und wie schnell? 
• Wie stark ist Ihr Unternehmen standardisiert? Arbeiten Sie eher stark strukturiert oder flexibler? 
• Wie schnelllebig bzw. konstant ist Ihr Marktsektor? Wie oft und wie schnell müssen Sie sich an neue Bedingungen anpassen?  
• Wie modern und leistungsfähig ist Ihre IT-Infrastruktur? 

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie die Antworten in einem Profil Ihres Unternehmens festhalten. Dieses Profil ist nun Ihr Kompass auf der Suche nach dem richtigen Outsourcing-Partner und den richtigen Auslagerungsstrategien. Sie erkennen dadurch die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und können daraus auf die Eigenschaften und Lösungen schliessen, die der richtige Outsourcing-Partner mitbringen sollte, damit das Auslagerungsprojekt Ihnen messbaren Mehrwert einbringt.

Der richtige Partner 

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie ein kleines Dateivolumen haben und sehr viel Flexibilität benötigen, bietet sich tendenziell ein kleinerer Outsourcinganbieter an. Kleinere Partner sind gewöhnlich agiler im Umgang mit Änderungen und können schnell Anpassungen vornehmen. Wenn Sie aber eher standardisiert und konstant arbeiten und nicht sehr wenige Dateien zu verwalten haben, sollten Sie auf einen grösseren Provider setzen. Grössere Outsourcing-Partner warten mit guter Ausrüstung und viel Expertise auf und haben das Zeug dazu, auch grössere Dateivolumen professionell zu verwalten.

Achten Sie bei der Wahl Ihres Partners auch besonders auf dessen Kompetenzen in Bezug auf Sicherheit. Sicherheitszertifizierungen, die Know-How und Verantwortungsbewusstsein bezüglich Data Security nachweisen, schaffen hier Vertrauen und helfen Ihnen dabei, Partner zu finden, in deren Händen Ihre Dateien und Dokumente sicher sind. Besonders wichtig ist auch das Assessment Ihrer IT-Infrastruktur, um zu bestimmen, ob für Sie eine On-Premises-Lösung mehr Sinn ergibt oder Sie externe Infrastruktur in Anspruch nehmen müssen oder sollten. Ist Letzteres der Fall, brauchen Sie entsprechend einen Partner, der Ihnen Infrastruktur bieten kann. 

Gut geplant ist halb gewonnen! 

Wenn Sie gewissenhaft ein Profil Ihres Unternehmens anhand von Fragen wie den oben erwähnten erstellen, setzen Sie automatisch die Segel in Richtung Erfolg. Dann geht es nur noch darum, einen passenden Partner zu finden, der die Eigenschaften mitbringt, die Ihrem spezifischen Unternehmen den grössten Gewinn beim Outsourcen bringen. In Zusammenarbeit mit diesem Partner können Sie dann individuelle Lösungen und Strategien zur Auslagerung Ihres Dokumentenmanagements erarbeiten. Wenn Sie einen guten Provider wie RICOH auswählen, werden Sie dabei viel lernen und ganz neue Lösungen kennen lernen, die Sie bisher nicht auf dem Radar hatten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

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Checkliste

In unserer Chekliste "So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM)" finden Sie das richtige System, um Ihre Daten-Management-Prozesse zu optimieren.