Wie Enterprise Content Management Prozesse einfacher machen kann

Hat Ihre Firma die bestmöglichen Prozesse und Workflows? Moderne Chancen wie Enterprise Content Management bringen Entscheidungsträger dazu, ihre Prozesse zu überdenken. Erfahren Sie in diesem Post, wie ECM Prozesse einfacher machen kann.

Wie viele Prozesse gibt es in Ihrer Firma, und wie sehen sie aus? Wie viele Schritte, Geräte, Dokumente und Personen sind involviert? In vielen Unternehmen gibt es die Gefahr, in dieser Hinsicht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen. Etliche Prozesse werden täglich über etliche Stationen hinweg abgewickelt, zahlreiche Informationen fliessen von A nach B. Da werden Bestellungen verarbeitet, Rechnungen gestellt, Dokumente archiviert, Projekte geplant und und und. Mit der Zeit entwickelt man dabei seine Routinen, und das ist auch wichtig, damit man effizient und effektiv arbeiten kann. Das Problem dabei ist nur, dass man Gefahr läuft, seine aktuellen Vorgehensweisen – bewusst oder unbewusst – mit der Zeit als das Höchste der Gefühle zu betrachten und in Stein zu meisseln als bestmögliche Methoden, die es geben kann.

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In der Folge hört man auf, nach Verbesserungen zu suchen, die die Prozesse noch einfacher und schneller gestalten könnten. Das ist durchaus verständlich, da sich das Tagesgeschäft nicht von selbst erledigt und man nicht den ganzen Tag Zeit für grundlegende Überlegungen geschweige denn Experimente hat. Doch die Konkurrenz schläft nicht, und wenn man Optimierungsüberlegungen zu wenig priorisiert, verliert man in der heutigen schnellen Zeit voller Innovationen leicht den Anschluss. Wer im Markt vorn dabei bleiben will, der hat heutzutage schlicht nicht mehr die Wahl, ob er sich digitalen Chancen gegenüber öffnen möchte oder nicht. Wer sich mit diesen Chancen beschäftigt, der wird feststellen, dass sie ungeahntes Optimierungspotential für Prozesse in Unternehmen freischalten. Wir zeigen Ihnen, wie sie das tun – anhand von Enterprise Content Management.

ECM – der Weg zu einfacheren Prozessen 

Enterprise Content Management (ECM) macht aus Ihren elektronischen Datenbeständen effizient nutzbares elektronisches Wissen, das in einem zentralen Pool für alle Berechtigten leicht zugänglich aufbewahrt wird. Sie digitalisieren die ehemals physisch weitergegebenen und archivierten Papierdokumente und automatisieren lästige Alltagsaufgaben und komplexe Geschäftsprozesse. Die Möglichkeit, auf Informationen zuzugreifen, wann und wo sie benötigt werden, hat Auswirkungen auf jeden Aspekt des Geschäftsalltags, und nicht zuletzt auf Ihre Prozesse.  

Betrachten wir als Beispiel den Geschäftsvorgang beim Verkauf eines Produkts. Hier entstehen bei Anfrage, Angebot, Korrespondenz bei Rückfragen, Bestellung und Rechnungsstellung zahlreiche Dokumente, die mal in Papierform, mal elektronisch vorliegen und über verschiedenste Stationen hin- und hergeschickt werden müssen. Die einen Dokumente sind vielleicht als Word- oder Excel-Datei auf einem lokalen Rechner vorhanden, andere in Papierform in Ordnern, wieder andere sind in bestimmten CRM- oder Buchhaltungsprogrammen gespeichert, und die E-Mails zwischen Ihnen und dem Kunden befinden sich auf dem jeweiligen Mail-Server. Es sind also etliche verschiedene Dateiformate und Speicherorte involviert, Dokumente müssen physisch weitergegeben, eingescannt, ausgedruckt, in Kettenmails verschickt werden. Das ist nach wie vor Standard in vielen Unternehmen.  

Wenn Sie nun anhand eines Enterprise Content Management implementieren, werden sämtliche Dokumente, die zu dem Verkaufsprozess gehören, in elektronischer Form an zentraler Stelle gespeichert. Statt vielen unterschiedlichen Speicherorten haben Sie nur noch einen, was die unnötige Komplexität von Prozessen drastisch reduziert. Sie wissen nun, dass Sie alle nötigen Dateien in digitaler Form an ein und dem selben Ort jederzeit finden können. Neue Dokumente und neue Versionen vorhandener Dokumente sind sofort von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich, was die Abwicklung von Prozessen stark vereinfacht. So vereinheitlichen Sie Ihre Prozesse und die involvierten Dokumente grundlegend und reduzieren damit die Komplexität Ihrer Geschäftsvorgänge beachtlich.

Verbesserung an vielen Fronten 

Wenn Sie mit Enterprise Content Management arbeiten, können Sie Ihre Prozesse ganz neu gestalten und dabei viel einfachere Wege finden, Vorgänge abzuwickeln. Ein zentraler Pool, in dem all ihre Geschäftsdokumente elektronisch abgelegt sind, beseitigt viele Stolpersteine, die Prozesse unnötig komplex, zeitaufwändig, fehleranfällig und kostenintensiv machen. Alle Ihre Mitarbeitenden arbeiten mit dem selben Speicherort und folglich mit den selben Versionen der selben Dokumente – jederzeit und überall. So werden Prozesse um ein Vielfaches vereinfacht. Deshalb ist es mehr als einen Gedanken wert, sich mit Enterprise Content Management zu beschäftigen. Wann fangen Sie damit an?

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Checkliste

In unserer Chekliste "So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM)" finden Sie das richtige System, um Ihre Daten-Management-Prozesse zu optimieren.