Wie Sie Dokumente einfach und sicher archivieren

Wie sieht die Dokumentenablage in Ihrer Firma aus? Wie könnten Sie Dokumente noch sicherer und einfacher archivieren? Lesen Sie, wie Enterprise Content Management hier Abhilfe schafft.

Studien von IDC haben gezeigt, dass die Arbeit mit Informationen, wie Sie in jedem Unternehmen vorkommt, nach wie vor dokumentenintensiv ist und Angestellte einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Verarbeitung von Dokumenten verbringen. IDC fand heraus, dass 42 % der Dokumente, die von einem durchschnittlichen Angestellten verwendet werden, ausgedruckt werden, und 62 % der befragten Mitarbeiter sagten, dass der Umfang an Papierdokumenten gleich geblieben oder sogar gestiegen sei. Und jedes seriöse Unternehmen weiss, dass ein grosser Teil dieser Dokumente archiviert werden sollte und muss, um ein funktionierendes Unternehmen am Laufen zu halten und den geltenden Gesetzen Folge zu leisten. Das kann in der heutigen Zeit zwischen den Zeiten der früheren Papierflut und dem papierlosen Büro von Morgen eine Herausforderung sein, und es gibt bessere und schlechtere Methoden, Dokumente zu archivieren.

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Was sind nun bessere und was schlechtere Methoden? Eine eher schlechte Methode haben Sie dann, wenn Sie Dokumente regelmässig nur langsam oder gar nicht finden können. Das beeinträchtigt nicht nur Ihre Schnelligkeit bei der Bearbeitung von Kundenanfragen, sondern auch Ihre Vertrauenswürdigkeit und potentiell sogar Ihre rechtliche Sicherheit. Es ist also sehr wichtig und gewinnbringend, eine einfache und sichere Art der Dokumentenablage zu finden. Und mit einem Enterprise Content Management können Sie in dieser Hinsicht vieles erreichen, wie Sie gleich sehen werden.

Enterprise Content Management schafft Informationssilos ab

Eines der Hauptprobleme in vielen Unternehmen besteht darin, dass es sogenannte "Informationssilos" gibt. Das heisst konkret, dass Dokumente an verschiedenen Orten wie einzelnen Computern, Servern, Ordnern oder Programmen abgelegt werden, die voneinander getrennt und oftmals nur wenigen bestimmten Mitarbeitenden zugänglich sind. Viele Firmen haben das Problem, dass jeder Mitarbeitende Daten und Dokumente auf seine Weise unsystematisch an seinen selbstgewählten Orten ablegt (wenn überhaupt). So kommt es zu einem Wildwuchs, der es sehr schwierig macht, sicherzustellen, dass Dokumente überhaupt abgelegt werden, geschweige denn, dass sie an sinnvollen Orten archiviert werden.  

Wenn Sie mit Enterprise Content Management arbeiten, ist das anders. Dann führen Sie nämlich einen zentralen, gemeinsam genutzten, für Berechtigte jederzeit und überall leicht zugänglichen Ort zur Ablage ein. Die Informationssilos und der unkontrollierte Wildwuchs verschwinden. Sie und Ihre Mitarbeitenden wissen fortan immer, wo Dokumente archiviert werden sollen und wo archivierte Dateien zu finden sind.

Enterprise Content Management ermöglicht eine automatische, standardisierte Ablage 

Wie erwähnt besteht in vielen Firmen das Problem, dass jeder Mitarbeitende seine eigenen Vorgehensweisen bei der Archivierung anwendet, und auch das oft nicht konsistent. Das führt schnell dazu, dass Dokumente entweder gar nicht oder falsch abgelegt werden. Ein zentraler Ablageort sorgt hier für Besserung, aber auch in so einem gemeinsamen Pool kann natürlich unsystematisch vorgegangen werden. Deswegen lohnt es sich, anhand der Möglichkeiten von modernen Enterprise Content Management-Systemen und definierten Workflows die Dokumentenablage zu automatisieren und zu standardisieren.  

Heutige ECM-Lösungen sind in der Lage, Dokumente bei Eingang in das System automatisch auf dem zentralen Server in übersichtlichen Strukturen abzulegen. Papierdokumente können Sie einscannen und dann manuell anhand von selbst gewählten Tags oder automatisiert über intelligente Verschlagwortung indexieren, damit sie leicht zu finden sind. Somit lässt sich anhand von Enterprise Content Management sicherstellen, dass Dokumente abgelegt werden, und da Sie den Prozess selbst definieren können, wissen Sie auch gleich, dass die Ablage sinnvoll und nutzenorientiert erfolgt.

Enterprise Content Management mindert Verlustrisiken

Wenn Sie Ihre Dokumente elektronisch auf einem zentralen Server aufbewahren, so sind Ihre Dateien schreibgeschützt und mit Backups gesichert an einem Ort archiviert, an dem ihnen Wasser- oder Feuerschäden nichts anhaben können und worauf nur Berechtigte Zugriff haben. Sie können also nicht nur einfach und schnell auf ihr Archiv zugreifen, sondern können auch ausgesprochen sicher sein, dass alle Dokumente, zu deren Aufbewahrung Sie gesetzlich verpflichtet sind, über lange Zeit geschützt aufbewahrt werden. Klassische Probleme eines Papier-Archivs gehören dank Enterprise Content Management der Vergangenheit an.  

Zentral, übersichtlich und sicher

Wenn Sie sich für ein ECM entscheiden, wird Ihre Dokumenten-Archivierung revolutioniert. Sie erhalten eine Lösung, die Ihre vielen unsystematisch bewirtschafteten Informationssilos durch einen gemeinsamen zentralen Dokumentenpool ersetzt, in den Dokumente automatisch und standardisiert abgelegt werden und der einen Grad an Sicherheit bietet, den man von traditionellen Papier-Archiven nicht kennt. Wenn Sie noch nicht wussten, dass die Digitalisierung Unternehmen derartige Möglichkeiten bietet, dann ist jetzt die Zeit, sich damit auseinanderzusetzen – Sie haben viel zu gewinnen!

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Checkliste

In unserer Chekliste "So finden Sie das richtige Enterprise Content Management (ECM)" finden Sie das richtige System, um Ihre Daten-Management-Prozesse zu optimieren.